PROCES CERTYFIKACJI

Proces certyfikacji prowadzony jest przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. bezstronnie i niezależnie, bez stosowania dyskryminującej polityki finansowej. Do korzystania z naszych usług mają prawo wszyscy zajmujący się Integrowaną Produkcją Roślinną jak również osoby, które chcą rozpocząć Integrowaną Produkcję roślin w swoim gospodarstwie.

Proces certyfikacji odbywa się zgodnie z Programem certyfikacji  - Integrowana produkcja roślin. Program certyfikacji dostępny jest na żądanie klienta jednostki Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.

Może nastąpić odmowa certyfikacji w przypadku, gdy zakres certyfikacji nie jest zgodny z zakresem kompetencji oraz upoważnień posiadanych przez jednostkę. W takim przypadku wnioskujący informowany jest odrębnym pismem o odmowie certyfikacji wraz z określeniem przyczyn odmowy.

Przebieg procesu certyfikacji składa się z następujących etapów:

• sprawdzenie dokumentacji złożonej przez Wnioskodawcę,
• dokonanie kontroli w gospodarstwie rolnym,
• ocena wyników przeprowadzonej kontroli,
• podjęcie decyzji w sprawie,
• nadzoru w okresie ważności certyfikatu.

INFORMACJE WSTĘPNE DLA WNIOSKODAWCY

Osoba zamierzająca złożyć zgłoszenie może uzyskać wszelkie niezbędne informacje, których udzielają zainteresowanym, pracownicy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. 

Informacje te dotyczą:

• przepisów krajowych;
• przepisów UE;
• procedur stosowanych przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o., w tym zapoznanie ze standardowym Planem Kontroli;
• zasad stosowania certyfikatu i znaku oraz nazwy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o.;
• nadzoru nad certyfikatem;
• zawieszania, cofania i unieważniania certyfikatów;
• odwołań i skarg;
• sposobu kalkulacji oraz dokonywania opłat za kontrolę.

ZŁOŻENIE ZGŁOSZENIA DO SYSTEMU INTEGROWANEJ PRODUKCJI I DALSZE ETAPY PROCESU CERTYFIKACJI - DOKUMENTACJA

1. Złożenie Zgłoszenia następuje listownie, drogą elektroniczną lub osobiście w biurze jednostki: Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o., 01-171 Warszawa, ul.  Młynarska 42. Adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Każdy producent roślin zobowiązany jest do przesłania kompletnie wypełnionego Zgłoszenia przystąpienia do systemu Integrowanej Produkcji Roślin wraz z kserokopią ważnego Zaświadczenia o ukończeniu szkolenia z integrowanej produkcji roślin albo kserokopią innych dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań określonych w Ustawie z dnia 8 marca 2013 r. o środkach ochrony roślin ( art. 64 ust. 4 lub 7).

Osoba prowadząca działalność w zakresie Integrowanej produkcji roślin i pozostająca pod nadzorem CJ AgroEko jest zobowiązana zgłaszać wszystkie zmiany dotyczące gospodarstwa do jednostki certyfikującej. Zmiany te powinny być zgłaszane w formie pisemnej.

Składając zgłoszenie producent oświadcza, że zobowiązuje się prowadzić produkcję i ochronę roślin według szczegółowych metodyk zatwierdzonych przez Głównego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa, stosować nawożenie na podstawie faktycznego zapotrzebowania roślin na składniki pokarmowe, określone w szczególności na podstawie analiz gleby lub roślin, na bieżąco dokumentować prowadzone działania związane z integrowaną produkcją roślin w Notatniku Integrowanej produkcji roślin, przestrzegać produkcji zasad higieniczno-sanitarnych, w szczególności określonych w Metodykach, przestrzegać wymagań z zakresu ochrony roślin przed organizmami szkodliwymi, w szczególności określonych w Metodykach.

2. Dla producentów przystępujących po raz pierwszy przygotowywany jest zestaw dokumentów do wypełnienia zawierający m.in. Wniosek o certyfikację i Umowę. Wniosek należy złożyć osobiście lub listownie na adres: Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o., 01-171 Warszawa, ul. Młynarska 42 w ciągu 21 dni licząc od daty jego otrzymania. Producent po złożeniu zgłoszenia otrzymuje także „Zaświadczenie o numerze wpisu do Rejestru Zgłoszeń Integrowanej produkcji roślin oraz objęciu producenta roślin systemem kontroli jednostki w danym roku”.

Do Wniosku należy dołączyć takie dokumenty jak:

• jeden egzemplarz umowy zawartej pomiędzy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. a producentem,
• kopie mapy ewidencyjnej lub ortofotomapy z zaznaczonymi działkami, zgłoszonymi do certyfikacji,
• kopię umowa dzierżawy (jeśli dotyczy)
• kopię pełnomocnictwa (jeśli dotyczy)
• w przypadku gdy gospodarstwo podlegało kontroli w ramach systemu IP w roku ubiegłym przez inną jednostkę certyfikującą (jeśli dotyczy): kopię Certyfikatu wydanego przez inną jednostkę, kopia protokołu z kontroli przeprowadzonej w poprzednim roku, kopia zaleceń pokontrolnych wydanych przez inny podmiot certyfikujący.

3. Złożony wniosek podlega ocenie formalnej, przeprowadzanej przez uprawnionego pracownika Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. Poprawnie wypełniony i kompletny wniosek zostaje zarejestrowany z datą wpływu.
4. W przypadku stwierdzenia braków lub błędów w złożonym wniosku, Wnioskodawca zostaje o nich pisemnie poinformowany. Wnioskodawca jest zobowiązany do usunięcia niezgodności występujących w dokumentacji. 
5. Każdy uczestnik systemu Integrowanej Produkcji zobowiązany jest rejestrowania działań związanych z produkcją w systemie IP w Notatniku Integrowanej Produkcji Roślin – osobnego dla każdego gatunku roślin.

KONTROLA

Kontrola prowadzona jest zgodnie z Planem Kontroli. Obejmuje ona swoim zakresem m.in. lustrację pól i ocenę stanu upraw, lustrację maszyn i pomieszczeń w gospodarstwie, przegląd dokumentacji i rejestrów (Notatnika).

Z przeprowadzonej kontroli, inspektor sporządza protokół, z treścią którego zapoznaje Wnioskodawcę. Informacje zawarte w dokumencie Wnioskodawca potwierdza podpisem. W przypadku kiedy Wnioskodawca uzna, iż informacje które zawiera   „Protokół z kontroli" odbiegają od stanu faktycznego, może odmówić podpisania tego dokumentu, a  zastrzeżenia do ustaleń z kontroli może zgłosić do Członka Zarządu Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. w terminie 7 dni. Zostaną one niezwłocznie rozpatrzone, a Wnioskodawca poinformowany pisemnie o podjętej decyzji.

Protokół z przeprowadzenia czynności kontrolnych podpisuje osoba przeprowadzająca te czynności oraz producent roślin lub osoba przez niego upoważniona. Odmowę podpisania protokołu z przeprowadzenia czynności kontrolnych odnotowuje się w protokole kontroli.

W trakcie przeprowadzania czynności kontrolnych istnieje możliwość pobrania próbek w celu wykonania analiz laboratoryjnych. Próbki pobierane są zawsze, jeżeli wystąpi takie podejrzenie lub według Planu pobierania próbek do analiz laboratoryjnych. Próbki pobierane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa u co najmniej 20 % producentów.

OCENA WYNIKÓW KONTROLI

Producent roślin otrzymuje w formie pisemnej informację dotyczącą decyzji podjętej przez uprawniony personel Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. w terminie do 60 dni. Decyzja podejmowana jest na postawie wyników oceny kontroli oraz weryfikacji dokumentacji. W przypadkach szczególnie skomplikowanych dopuszcza się wydłużenie terminu dokonania weryfikacji i oceny otrzymanej od inspektora dokumentacji. Decyzja pokontrolna zawiera także informacje o wydaniu lub odmowie wydania Certyfikatu. Niezależnie od wyniku kontroli, producent zobowiązany jest uiścić II część opłaty za certyfikację.

W przypadku podjęcia bezpośrednio decyzji o nieprzyznaniu certyfikatu, producent roślin otrzymuje wraz z zawiadomieniem o tej decyzji informacje o możliwości i terminie złożenia odwołania od wydanej decyzji. Natomiast w przypadku podjęcia przez uprawniony personel decyzji o nieprzyznaniu certyfikatu, po uprzednim zajęciu stanowiska przez Komitet Doraźny, producent roślin otrzymuje wraz z zawiadomieniem o tej decyzji informacje o ostatecznym zakończeniu postępowania.

WYDANIE CERTYFIKATU

Certyfikat poświadczający stosowanie integrowanej produkcji roślin wydaje się, jeżeli producent roślin spełnia następujące wymagania:

• ukończył szkolenie w zakresie integrowanej produkcji roślin i posiada zaświadczenie o ukończeniu tego szkolenia,
• prowadzi produkcję i ochronę roślin według szczegółowych metodyk zatwierdzonych przez Głównego Inspektora i udostępnionych na stronie internetowej administrowanej przez Główny Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa;
• stosuje nawożenie na podstawie faktycznego zapotrzebowania roślin na składniki pokarmowe, określone w szczególności na podstawie analiz gleby lub roślin;
• dokumentuje prawidłowo prowadzenie działań związanych z integrowaną produkcją
• roślin;
• przestrzega przy produkcji roślin zasad higieniczno-sanitarnych, w szczególności określonych w metodykach,
• w próbkach roślin i produktów roślinnych pobranych do badań, nie stwierdzono przekroczenia najwyższych dopuszczalnych pozostałości środków ochrony roślin oraz poziomów azotanów, azotynów i metali ciężkich;
• przestrzega przy produkcji roślin wymagań z zakresu ochrony roślin przed organizmami szkodliwymi, w szczególności określonych w metodykach.

W przypadku uzyskania pozytywnego wyniku kontroli, po dokonaniu należnych opłat, wystawiany jest Certyfikat. Wydane Certyfikaty wpisywane do Rejestru wystawionych Certyfikatów.

W przypadku producentów roślin, którym Centrum Jakości AgroEko przyznaje Certyfikat, producenci otrzymują dwa jednobrzmiące egzemplarze Umowy o warunkach stosowania certyfikatu i znaku oraz nazwy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o., po zgłoszeniu przez nich chęci stosowania znaku oraz nazwy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.

Centrum Jakości AgroEko wydaje Certyfikaty na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy. Wydanie certyfikatu poprzedza decyzja o certyfikacji.

Proces kontroli uważa się za zakończony, gdy producent roślin dokonał opłaty za kontrolę oraz jednostka certyfikująca wydała Certyfikat zgodności.

NADZÓR NAD CERTYFIKATEM

Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. nadzoruje wydane certyfikaty poprzez dokonywanie corocznej płatnej, pełnej kontroli oraz dodatkowych kontroli sprawdzających.

SANKCJE

1. W przypadku stwierdzenia przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. braku spełnienia wymagań ( w tym warunków Umowy) przez producenta będącego pod nadzorem jednostki certyfikującej zastosowanie wobec niego mają sankcje.
2. Sankcje stosowane są adekwatnie do zaistniałej sytuacji i dotyczą niezgodności poszczególnych punktów kontroli oraz kwestii kontraktowych pomiędzy producentem a Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. 
3. Producentowi przysługuje prawo odwołania się od decyzji o przyznaniu sankcji do Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o.

ZASADA POUFNOŚCI

Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. zapewnia, iż wszystkie osoby biorące udział w procesie certyfikacji podpisały deklaracje o zachowaniu poufności i bezstronności w związku z wykonywanymi czynnościami.

SPRAWY SPORNE 

1. Jeżeli podczas realizacji procesu certyfikacji miały miejsce kwestie sporne Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. gwarantuje ich rozpatrzenie i analizę zgodnie z opracowanymi i funkcjonującymi procedurami. 
2. Od decyzji podjętej przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. przysługuje odwołanie. Odwołanie, w formie pisemnej, powinno wpłynąć do siedziby jednostki w terminie 30 dni, licząc od dnia otrzymania decyzji wydanej przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. skierowanej do producenta. 
3. Podjęcie postępowania wyjaśniającego następuje niezwłocznie, nie późnej jednak niż w terminie 14 dni od daty rejestracji skargi, sprawy spornej lub odwołania. Termin zakończenia postępowania wynosi 30 dni, a w przypadkach szczególnie skomplikowanych dopuszcza się wydłużenie terminu postępowania do 60 dni. W przypadku przedłużenia terminu postępowania wyjaśniającego, osoba wnosząca skargę lub odwołanie jest o powyższym fakcie powiadamiana pisemnie. 
4. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. powiadamia  o podjętej decyzji wnoszącego odwołanie lub skargę. 
5. W przypadku ponownego odwołania się producenta od decyzji lub ponownej skargi, wnoszone są one w formie pisemnej i adresowane do Członka Zarządu Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. , który przekazuje ją wraz z całą dokumentacją sprawy do rozpatrzenia przez Komitet Doraźny.
6. Komitet Doraźny analizuje przekazaną dokumentację i przedstawia swoje stanowisko Członkowi Zarządu Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o., który podejmuje decyzję. Decyzja ta jest ostateczna. 

Koszty postępowania odwoławczego / wynikającego z wniesionej skargi są określane na podstawie aktualnie obowiązującego cennika. Koszt postępowania wyjaśniającego liczony jest każdorazowo i jest uzależniony od poniesionych przez Centrum Jakości AgroEko  Sp. z o. o. nakładów.

OPŁATY

Opłaty za dokonanie czynności wynikających z zawartych umów, są kalkulowane na podstawie obowiązującego w Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. cennika. O wysokości opłaty za dokonane czynności oraz sposobie ich naliczania Wnioskodawca jest informowany przed podpisaniem umowy.

Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. kładzie szczególny nacisk, by ceny świadczonych usług były adekwatne do zakresu złożonego zlecenia.