PROCES CERTYFIKACJI

1. Proces certyfikacji prowadzony jest przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. bezstronnie i niezależnie, bez stosowania dyskryminującej polityki finansowej. Do korzystania z naszych usług mają prawo wszyscy zajmujący się Integrowaną Produkcją Roślinną jak również osoby, które chcą rozpocząć Integrowaną Produkcję roślin w swoim gospodarstwie.

Proces certyfikacji odbywa się zgodnie z Programem certyfikacji  - Integrowana produkcja roślin. Program certyfikacji dostępny jest na żądanie klienta jednostki Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.

Może nastąpić odmowa certyfikacji w przypadku, gdy zakres certyfikacji nie jest zgodny z zakresem kompetencji oraz upoważnień posiadanych przez jednostkę. W takim przypadku wnioskujący informowany jest odrębnym pismem o odmowie certyfikacji wraz z określeniem przyczyn odmowy.

2. Przebieg procesu certyfikacji składa się z następujących etapów:

• sprawdzenie dokumentacji złożonej przez Wnioskodawcę,

• dokonanie kontroli w gospodarstwie rolnym,

• ocena wyników przeprowadzonej kontroli,

• podjęcie decyzji w sprawie,

• nadzoru w okresie ważności certyfikatu.

• przepisów krajowych;

• przepisów UE;

• procedur stosowanych przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o., w tym zapoznanie ze standardowym Planem Kontroli;

• zasad stosowania certyfikatu i znaku oraz nazwy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o.;

• nadzoru nad certyfikatem;

• zawieszania, cofania i unieważniania certyfikatów;

• odwołań i reklamacji;

• kopię wypisu z ewidencji gruntów rolnych,

• kopię map ewidencyjnych działek lub ortofotomapę z naniesionymi granicami działek oraz z symbolami działek rolnych,

• umowę dzierżawy, jeśli taka dotyczy danego gospodarstwa,

• pełnomocnictwo w przypadku gdy osoba składająca wniosek nie jest właścicielem lub dzierżawcą przedsiębiorstwa,

• kopię dokumentu potwierdzającego dokonanie opłaty wstępnej określonej w cenniku CJ AgroEko.

Wniosek o certyfikację IPR wraz z wymienionymi dokumentami musi być odesłany do CJ AgroEko w przeciągu 30 dni licząc od daty jego otrzymania.

W przypadku, gdy producenci, decydują się na współpracę z jednostką Centrum Jakości AgroEko, po uprzedniej współpracy z inną jednostką certyfikującą, do w/w dokumentów powinni również dołączyć:

• kserokopię certyfikatu,

• zalecenia wydane przez poprzedni podmiot certyfikujący, jeśli takie wystąpiły.

3. Złożony wniosek podlega ocenie formalnej, przeprowadzanej przez uprawnionego pracownika Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. Poprawnie wypełniony i kompletny wniosek zostaje zarejestrowany z datą wpływu. 

4. W przypadku stwierdzenia braków lub błędów w złożonym wniosku, Wnioskodawca zostaje o nich pisemnie poinformowany. Wnioskodawca jest zobowiązany do usunięcia niezgodności występujących w dokumentacji. 

5. Po dokonaniu rejestracji następuje etap kontroli gospodarstwa.

Dotyczy producentów roślin, którzy znajdują się pod nadzorem CJ AgroEko, przed ich przystąpieniem do kontroli w danym roku.

Producenci rolni, znajdujący się pod nadzorem Centrum Jakości AgroEko, zobowiązani są:

- przedstawić Roczny Plan Integrowanej Produkcji Roślin: nie później niż 30 dni przed siewem albo sadzeniem roślin, albo w przypadku roślin wieloletnich do 1 marca danego roku.

- wnieść I ratę za kontrolę do końca lutego każdego roku (brak terminowego dokonania wpłaty I raty (200 zł) nie wiąże się z wyłączeniem producenta roślin z harmonogramu kontroli).

Osoba prowadząca działalność w zakresie Integrowanej produkcji roślin i pozostająca pod nadzorem CJ AgroEko jest zobowiązana zgłaszać wszystkie zmiany dotyczące opisu jednostki do jednostki certyfikującej. Zmiany te powinny być zgłaszane w formie pisemnej.

PROCES KONTROLI

Kontrola prowadzona jest zgodnie z Planem Kontroli. 

Z przeprowadzonej kontroli, inspektor sporządza protokół, z treścią którego zapoznaje Wnioskodawcę. Informacje zawarte w dokumencie Wnioskodawca potwierdza podpisem. W przypadku kiedy Wnioskodawca uzna, iż informacje które zawiera   „Protokół z kontroli" odbiegają od stanu faktycznego, może odmówić podpisania tego dokumentu, a  zastrzeżenia do ustaleń z kontroli może zgłosić do Członka Zarządu Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. w terminie 7 dni. Zostaną one niezwłocznie rozpatrzone, a Wnioskodawca poinformowany pisemnie o podjętej decyzji.

Protokół z przeprowadzenia czynności kontrolnych podpisuje osoba przeprowadzająca te czynności oraz producent roślin lub osoba przez niego upoważniona. Odmowę podpisania protokołu z przeprowadzenia czynności kontrolnych odnotowuje się w protokole kontroli.

W trakcie przeprowadzania czynności kontrolnych istnieje możliwość pobrania próbek w celu wykonania analiz laboratoryjnych. Próbki pobierane są zawsze, jeżeli wystąpi takie podejrzenie lub według Planu pobierania próbek do analiz laboratoryjnych. Próbki pobierane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

OCENA WYNIKÓW KONTROLI 

Producent roślin otrzymuje w formie pisemnej informację dotyczącą podjętej przez Prezesa decyzji. Po uiszczeniu opłaty II raty za kontrolę wystawiany jest Certyfikat, który następnie zostaje wpisany do Rejestru wystawionych certyfikatów. W przypadku producentów roślin, którym Centrum Jakości AgroEko przyznaje Certyfikat, producenci otrzymują dwa jednobrzmiące egzemplarze Umowy o warunkach stosowania certyfikatu i znaku oraz nazwy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o., po zgłoszeniu przez nich chęci stosowania znaku oraz nazwy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.

WYDANIE CERTYFIKATU

Producent roślin otrzymuje w formie pisemnej informację dotyczącą podjętej przez Prezesa decyzji.

Certyfikat poświadczający stosowanie integrowanej produkcji roślin wydaje się, jeżeli producent roślin spełnia następujące wymagania:

- ukończył szkolenie w zakresie integrowanej produkcji roślin i posiada zaświadczenie o ukończeniu tego szkolenia,

- prowadzi produkcję i ochronę roślin według szczegółowych metodyk zatwierdzonych przez Głównego Inspektora i udostępnionych na stronie internetowej administrowanej przez Główny Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa;

- stosuje nawożenie na podstawie faktycznego zapotrzebowania roślin na składniki pokarmowe, określone w szczególności na podstawie analiz gleby lub roślin;

- dokumentuje prawidłowo prowadzenie działań związanych z integrowaną produkcją

roślin;

- przestrzega przy produkcji roślin zasad higieniczno-sanitarnych, w szczególności określonych w metodykach,

- w próbkach roślin i produktów roślinnych pobranych do badań, nie stwierdzono przekroczenia najwyższych dopuszczalnych pozostałości środków ochrony roślin oraz poziomów azotanów, azotynów i metali ciężkich;

- przestrzega przy produkcji roślin wymagań z zakresu ochrony roślin przed organizmami szkodliwymi, w szczególności określonych w metodykach.

Po uiszczeniu opłaty II raty za kontrolę wystawiany jest Certyfikat, który następnie zostaje wpisany do Rejestru wystawionych certyfikatów. W przypadku producentów roślin, którym CJ AgroEko przyznaje Certyfikat, producenci otrzymują dwa jednobrzmiące egzemplarze Umowy o warunkach stosowania certyfikatu i znaku oraz nazwy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.

W przypadku podjęcia bezpośrednio decyzji o nieprzyznaniu certyfikatu, producent roślin otrzymuje wraz z zawiadomieniem o tej decyzji informacje o możliwości i terminie złożenia odwołania od wydanej decyzji. Natomiast w przypadku podjęcia przez Członka Zarządu decyzji o nieprzyznaniu certyfikatu, po uprzednim zajęciu stanowiska przez Komitet Doraźny, producent roślin otrzymuje wraz z zawiadomieniem o tej decyzji informacje o ostatecznym zakończeniu postępowania.

Centrum Jakości AgroEko wydaje Certyfikaty na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy. Wydanie certyfikatu poprzedza decyzja o certyfikacji.

Proces kontroli uważa się za zakończony, gdy producent roślin dokonał opłaty za kontrolę oraz jednostka certyfikująca wydała Certyfikat zgodności.

SANKCJE 

1. W przypadku stwierdzenia przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. braku spełnienia wymagań przez producenta będącego posiadaczem certyfikatu będą stosowane wobec niego następujące sankcje: 

• upomnienie,

• ostrzeżenie,

• ograniczenie certyfikatu,

• zawieszenie certyfikatu,

• cofnięcie certyfikatu. 

2. Sankcje stosowane są adekwatnie do zaistniałej sytuacji i dotyczą niezgodności poszczególnych punktów kontroli oraz kwestii kontraktowych pomiędzy producentem a Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. 

3. Producentowi przysługuje prawo odwołania się od decyzji o przyznaniu sankcji do Członka Zarządu Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o.

ZASADA POUFNOŚCI 

Centrum Jakości Sp. z o. o. zapewnia, iż wszystkie osoby biorące udział w procesie certyfikacji podpisały deklaracje o zachowaniu poufności i bezstronności w związku  z wykonywanymi czynnościami. 

SPRAWY SPORNE 

1. Jeżeli podczas realizacji procesu certyfikacji miały miejsce kwestie sporne Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. gwarantuje ich rozpatrzenie i analizę zgodnie z opracowanymi i funkcjonującymi procedurami. 

2. Od decyzji podjętej przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. przysługuje odwołanie. Odwołanie, w formie pisemnej, powinno wpłynąć do siedziby jednostki w terminie 30 dni roboczych, licząc od dnia otrzymania decyzji wydanej przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. skierowanej do producenta. 

3. Podjęcie postępowania wyjaśniającego następuje niezwłocznie, nie późnej jednak niż w terminie 14 dni od daty rejestracji reklamacji lub odwołania. Termin zakończenia postępowania wynosi 30 dni, a w przypadkach szczególnie skomplikowanych dopuszcza się wydłużenie terminu postępowania do 60 dni. W przypadku przedłużenia terminu postępowania wyjaśniającego, osoba wnosząca reklamacje lub odwołanie jest o powyższym fakcie powiadamiana pisemnie. 

4. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. powiadamia  o podjętej decyzji wnoszącego odwołanie lub reklamację. 

5. W przypadku ponownego odwołania się producenta od decyzji, wnoszona jest ona w formie pisemnej i adresowana do Członka Zarządu Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. , który przekazuje ją wraz z całą dokumentacją sprawy do rozpatrzenia przez Komitet Doraźny. 

6. Komitet Doraźny analizuje przekazaną dokumentację i przedstawia swoje stanowisko Członkowi Zarządu Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o., który podejmuje decyzję. Decyzja ta jest ostateczna. 

7. Koszty postępowania reklamacyjnego są określane na podstawie aktualnie obowiązującego cennika. Koszt postępowania reklamacyjnego/odwołania liczony jest każdorazowo i jest uzależniony od poniesionych przez Centrum Jakości AgroEko  Sp. z o. o. nakładów. 

8. W przypadku, gdy w toku postępowania wyjaśniającego, zostanie potwierdzona zasadność wniesionego odwołania, uzasadnione koszty związane z tym postępowaniem ponosi Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o.