Prezentowana certyfikacja obejmuje swoim zakresem podmioty prowadzące działalność w zakresie:

• przygotowania,
• przechowywania,
• wprowadzania do obrotu/dystrybucji,
• importu, eksportu

i prowadzona jest zgodnie z wymaganiami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/848 z dnia 30 maja 2018 r. w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 834/2007 (Dz.U. L 150 z 14.06.2018, z późn. zm.) oraz aktami delegowanymi, wykonawczymi oraz uzupełniającymi.

 PROCES CERTYFIKACJI

1. CJ AgroEko jest jednostką, która działa bezstronnie i niezależnie ponadto nie stosuje dyskryminującej polityki finansowej. Do korzystania z naszych usług mają prawo wszyscy zajmujący się produkcją w systemie produkcji ekologicznej, jak również osoby, które chcą rozpocząć okres konwersji w swoim gospodarstwie rolnym.

2. Proces certyfikacji składa się z następujących etapów:

• sprawdzenie dokumentacji złożonej przez Wnioskodawcę,
• dokonanie kontroli u przedsiębiorcy,
• ocena wyników przeprowadzonej kontroli,
• podjęcie decyzji w sprawie,
• nadzór w okresie ważności certyfikatu polegający na doraźnych kontrolach.

INFORMACJA DLA WNIOSKUJĄCEGO O CERTYFIKAT

Osoba zamierzająca złożyć dokumentację może uzyskać wszelkie niezbędne informacje, których udzielają zainteresowanym pracownicy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.

Informacje te dotyczą:

• przepisów krajowych,
• przepisów UE
• procedur stosowanych przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o., w tym zapoznanie ze standardowym Planem Kontroli,
• zasad stosowania certyfikatu i znaku oraz nazwy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o.;
• nadzoru nad certyfikatem;
• ograniczenia, zawieszania, cofania i unieważniania certyfikatów;
• odwołań i reklamacji.
• sposobu kalkulacji oraz dokonywania opłat za kontrolę.

WYMAGANE DOKUMENTY

1. Złożenie DOKUMENTÓW następuje listownie, drogą elektroniczną lub osobiscie w biurze jednostki.

Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o., 01-171 Warszawa, ul.  Młynarska 42.

2. Producent, który wnioskuje o certyfikat po raz pierwszy składa następujące dokumenty:

1. „Zgłoszenie działalności w rolnictwie ekologicznym",

2. Wniosek (udostępniony przez jednostkę) wraz ze wszystkimi załącznikami.

3. Złożony wniosek podlega ocenie formalnej, przeprowadzanej przez pracownika Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o., w terminie do 14 dni od daty złożenia. Poprawnie wypełniony i kompletny wniosek zostaje zarejestrowany z datą wpływu.

4. W przypadku stwierdzenia braków lub błędów w złożonym wniosku, Wnioskodawca zostaje o nich pisemnie poinformowany. Wnioskodawca jest zobowiązany do usunięcia niezgodności występujących w dokumentacji.

5. Po dokonaniu rejestracji następuje etap kontroli przedsiębiorstwa.

PROCES KONTROLI

1. Kontrola przeprowadzana jest w celu potwierdzenia zgodności stosowanych w przedsiębiorstwie metod produkcji lub wprowadzania do obrotu produktów ekologicznych z wymaganiami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/848 z dnia 30 maja 2018 r. w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 834/2007 (Dz.U. L 150 z 14.06.2018, z późn. zm.) oraz aktami delegowanymi, wykonawczymi oraz uzupełniającymi. Prowadzona jest zgodnie z Planem Kontroli.

2. Z przeprowadzonej kontroli, inspektor sporządza protokół z treścią którego zapoznaje Wnioskodawcę. Informacje zawarte w dokumencie Wnioskodawca potwierdza podpisem. W przypadku kiedy Wnioskodawca uzna, iż informacje które zawiera „Protokół z kontroli" odbiegają od stanu faktycznego, może odmówić podpisania tego dokumentu, a zastrzeżenia do ustaleń z kontroli może zgłosić do Prezesa Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. w terminie 7 dni. Zostaną one niezwłocznie rozpatrzone, a Wnioskodawca poinformowany pisemnie o podjętej decyzji.

 3. W trakcie przeprowadzania czynności kontrolnych istnieje możliwość pobrania próbek w celu wykonania analiz laboratoryjnych. Próbki pobierane są zawsze, jeżeli wystąpi takie podejrzenie lub według Planu pobierania próbek do analiz laboratoryjnych. Próbki pobierane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Tryb wykonywania działań w zakresie pobierania próbek i wykonywania analiz laboratoryjnych opisany został w procedurach systemowych.

OCENA WYNIKÓW KONTROLI

1. Ocena wyników kontroli oraz weryfikacja dokumentacji przeprowadzana jest przez uprawnionu personel Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. w terminie do 60 dni.

1. Decyzję o wydaniu (lub odmowie wydania certyfikatu) podejmuje Prezes Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.

2. Certyfikat zostaje wydany na okres nie dłuższy niż 18 miesięcy, a termin ważności certyfikatu nie rozpoczyna się z datą wcześniejszą niż data wydania certyfikatu.

3. W przypadku podjęcia decyzji o odmowie wydania certyfikatu, Wnioskodawca otrzymuje zawiadomienie pisemne wraz z informacją o możliwości  i trybie odwołania się od decyzji.

NADZÓR NAD CERTYFIKATEM

Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. nadzoruje wydane certyfikaty poprzez dokonywanie corocznej płatnej, pełnej kontroli oraz bezpłatnych kontroli doraźnych.

SANKCJE

1. W przypadku stwierdzenia przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. braku spełnienia wymagań przez producenta jednostka stosuje wobec niego  sankcje. 

2. Sankcje stosowane są adekwatnie do zaistniałej sytuacji i dotyczą niezgodności poszczególnych punktów kontroli oraz kwestii kontraktowych pomiędzy producentem a Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.

3. Producentowi przysługuje prawo odwołania się od decyzji o przyznaniu sankcji do Prezesa Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.

ZASADA POUFNOŚCI

Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. zapewnia, iż wszystkie osoby biorące udział w procesie certyfikacji podpisały deklaracje o zachowaniu poufności i bezstronności w związku z wykonywanymi czynnościami.

SPRAWY SPORNE

1. Jeżeli podczas realizacji procesu certyfikacji miały miejsce kwestie sporne Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. gwarantuje ich rozpatrzenie i analizę zgodnie z opracowanymi i funkcjonującymi procedurami.

2. Od decyzji podjętej przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. przysługuje odwołanie. Odwołanie, w formie pisemnej, powinno wpłynąć do siedziby jednostki w terminie 30 dni roboczych, licząc od dnia otrzymania decyzji wydanej przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. skierowanej do producenta.

3. Podjęcie postępowania wyjaśniającego następuje niezwłocznie, nie późnej jednak niż w terminie 14 dni od daty rejestracji reklamacji lub odwołania. Termin zakończenia postępowania wynosi 30 dni, a w przypadkach szczególnie skomplikowanych dopuszcza się wydłużenie terminu postępowania do 60 dni. W przypadku przedłużenia terminu postępowania wyjaśniającego, osoba wnosząca reklamacje lub odwołanie jest o powyższym fakcie powiadamiana pisemnie.

4. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. powiadamia  o podjętej decyzji wnoszącego odwołanie lub reklamację.

5. W przypadku ponownego odwołania się producenta od decyzji, wnoszona jest ona w formie pisemnej i adresowana do Członka Zarządu Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o., który przekazuje ją wraz z całą dokumentacją sprawy do rozpatrzenia przez Komitet Doraźny.

6. Komitet Doraźny analizuje przekazaną dokumentację i przedstawia swoje stanowisko Członkowi Zarządu Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o., który podejmuje decyzję. Decyzja ta jest ostateczna.

7. Koszty postępowania reklamacyjnego są określane na podstawie aktualnie obowiązującego cennika. Koszt postępowania reklamacyjnego/odwołania liczony jest każdorazowo i jest uzależniony od poniesionych przez Centrum Jakości AgroEko  Sp. z o. o. nakładów.

8. W przypadku, gdy w toku postępowania wyjaśniającego, zostanie potwierdzona zasadność wniesionego odwołania, uzasadnione koszty związane z tym postępowaniem ponosi Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o.

OPŁATY

Opłaty za dokonanie czynności wynikających z zawartych umów, są kalkulowane na podstawie obowiązującego w Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. cennika. O wysokości opłaty za dokonane czynności oraz sposobie ich naliczania Wnioskodawca jest informowany przed podpisaniem umowy.

Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. kładzie szczególny nacisk, by ceny świadczonych usług były adekwatne do zakresu złożonego zlecenia.