Certyfikacja ekologiczna w gospodarstwach rolnychCertyfikacja gospodarstw rolnych prowadzących produkcję w oparciu o metody ekologiczne lub gospodarstw rolnych przestawiających produkcję na metody ekologiczne prowadzona jest  zgodnie z wymaganiami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/848 z dnia 30 maja 2018 r. w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 834/2007 (Dz.U. L 150 z 14.06.2018, z późn. zm.) oraz aktami delegowanymi, wykonawczymi oraz uzupełniającymi. 

PROCES CERTYFIKACJI

1. CJ AgroEko jest jednostką, która działa bezstronnie i niezależnie ponadto nie stosuje dyskryminującej polityki finansowej. Do korzystania z naszych usług mają prawo wszyscy zajmujący się produkcją w systemie produkcji ekologicznej, jak również osoby, które chcą rozpocząć okres konwersji w swoim gospodarstwie rolnym.

Proces certyfikacji odbywa się zgodnie z Programem certyfikacji w rolnictwie ekologicznym. Program certyfikacji dostępny jest na żądanie klienta jednostki Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. 

Może nastąpić odmowa certyfikacji w przypadku, gdy zakres certyfikacji nie jest zgodny z zakresem kompetencji oraz upoważnień posiadanych przez jednostkę. W takim przypadku wnioskujący informowany jest odrębnym pismem o odmowie certyfikacji wraz z określeniem przyczyn odmowy.

2. Przebieg procesu certyfikacji składa się z następujących etapów:

• sprawdzenie dokumentacji złożonej przez Wnioskodawcę,
• dokonanie kontroli w gospodarstwie rolnym,
• ocena wyników przeprowadzonej kontroli,
• podjęcie decyzji w sprawie,
• nadzóru w okresie ważności certyfikatu.

INFORMACJE WSTĘPNE DLA WNIOSKODAWCY 

Osoba zamierzająca złożyć dokumentację może uzyskać wszelkie niezbędne informacje, których udzielają zainteresowanym, pracownicy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. 

Informacje te dotyczą:

• przepisów krajowych;
• przepisów UE;
• procedur stosowanych przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o., w tym zapoznanie ze standardowym Planem Kontroli;
• zasad stosowania certyfikatu i znaku oraz nazwy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o.;
• nadzoru nad certyfikatem;
• zawieszania, cofania i unieważniania certyfikatów;
• odwołań i reklamacji;
• sposobu kalkulacji oraz dokonywania opłat za kontrolę. 

Dotyczy Producentów przystępujących po raz pierwszy 

1. Przesłanie Zgłoszenia działalnosci w zakresie rolnictwa ekologicznego na adres korespondencyjny jednostki. Formularz można pobrać ze strony internetowej jednostki - https://www.agroeko.com.pl/certyfikowane-obszary/rolnictwo-ekologiczne/zgloszenie

2. Otrzymanie od jednostki Wniosku wraz z innymi dokumentami do wypełnienia. Złożenie wniosku przez wnioskodawcę następuje osobiście lub listownie na adres: 

Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o., 01-171 Warszawa, ul. Młynarska 42

Właściciel gospodarstwa starający się o certyfikację zobowiązany jest do złożenia wniosku o dokonanie certyfikacji. Wniosek składa się z części ogólnej oraz umowy pomiędzy Centrum Jakości AgroEko a Wnioskodawcą . 

Do wyżej wymienionego Wniosku należy dołączyć: 

• opis gospodarstwa, obszarów ryzyka i sposobu zarządzania ryzykiem (dokument obligatoryjny),
• deklaracje do opisu jednostki produkcyjnej (dokument obligatoryjny),
• egzemplarz podpisanej umowy zawartej pomiędzy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. a producentem (dokument obligatoryjny),
• kopię map ewidencyjnych działek lub ortofotomapę z naniesionymi granicami działek oraz z symbolami działek rolnych (dokument fakultatywny),
• kopię Wniosku o przyznanie płatności rolnośrodowiskowej - w przypadku realizacji programu rolnośrodowiskowego (dokument fakultatywny),
• pełnomocnictwo w przypadku gdy osoba składająca wniosek nie jest właścicielem lub dzierżawcą przedsiębiorstwa (dokument obligatoryjny w przypadku pełnomocników).

Opatrzony podpisem Wniosek wraz z wymienionymi dokumentami musi być odesłany do CJ AgroEko w przeciągu 3 tygodni licząc od daty otrzymania jego formularza. Wniosek może być przesłany drogą elektroniczną. Jednostka wymaga, aby umowa o współpracy przesłana była do jednostki w oryginale z podpisem odręcznym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W przypadku, gdy producenci, decydują się na współpracę z jednostką Centrum Jakości AgroEko, po uprzedniej współpracy z inną jednostką certyfikującą, do w/w dokumentów powinni również dołączyć:

• kserokopię certyfikatu,
• dokument potwierdzający status producenta,
• zalecenia wydane przez poprzednią jednostkę, jeśli takie wystąpiły. 

3. Złożony wniosek podlega ocenie formalnej, przeprowadzanej przez pracownika Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. Poprawnie wypełniony i kompletny wniosek zostaje zarejestrowany z datą wpływu. 

4. W przypadku stwierdzenia braków lub błędów w złożonym wniosku, Wnioskodawca zostaje o nich pisemnie poinformowany. Wnioskodawca jest zobowiązany do usunięcia niezgodności występujących w dokumentacji. 

5. Po dokonaniu rejestracji następuje etap kontroli gospodarstwa.

Dotyczy producentów, którzy znajdują się pod nadzorem Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.

Osoby, które prowadzą produkcję metodami ekologicznymi, posiadają certyfikat i są zdecydowane na dalszą działalność w zakresie objętym certyfikacją zobowiązane są: 

- przedstawić Roczny Plan Produkcji do końca kwietnia każdego roku, 

- wnieść I część opłaty za pełniony nadzór w tym proces kontroli - do końca lutego każdego roku. 

Osoba prowadząca działalność w rolnictwie ekologicznym i pozostająca pod nadzorem Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. jest zobowiązana zgłaszać wszystkie zmiany dotyczące opisu jednostki do Dyrektora ds. Certyfikacji. Zmiany te powinny być zgłaszane w formie pisemnej w terminie nieprzekraczającym 2 tygodni od chwili wystąpienia zmian.

 PROCES KONTROLI 

1.Kontrola przeprowadzana jest w celu potwierdzenia zgodności stosowanych w gospodarstwie metod produkcji z wymaganiami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/848 z dnia 30 maja 2018 r. w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 834/2007 (Dz.U. L 150 z 14.06.2018, z późn. zm.) oraz aktami delegowanymi, wykonawczymi oraz uzupełniającymi. Prowadzona jest zgodnie z Planem Kontroli. 

2. Z przeprowadzonej kontroli, inspektor sporządza protokół z treścią którego zapoznaje Wnioskodawcę. Informacje zawarte w dokumencie Wnioskodawca potwierdza podpisem. W przypadku kiedy Wnioskodawca uzna, iż informacje które zawiera   „Protokół z kontroli" odbiegają od stanu faktycznego, może odmówić podpisania tego dokumentu, a  zastrzeżenia do ustaleń z kontroli może zgłosić do Prezesa Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. w terminie 7 dni. Zostaną one niezwłocznie rozpatrzone, a Wnioskodawca poinformowany pisemnie o podjętej decyzji.

3. W trakcie przeprowadzania czynności kontrolnych istnieje możliwość pobrania próbek w celu wykonania analiz laboratoryjnych. Próbki pobierane są zawsze, jeżeli wystąpi takie podejrzenie lub według Planu pobierania próbek do analiz laboratoryjnych. Próbki pobierane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Tryb wykonywania działań w zakresie pobierania próbek i wykonywania analiz laboratoryjnych opisany został w procedurach systemowych.

OCENA WYNIKÓW KONTROLI 

1. Ocena wyników kontroli oraz weryfikacja dokumentacji przeprowadzana jest przez uprawniony personel Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. w terminie do 60 dni. 

WYDANIE CERTYFIKATU 

1. Decyzję o wydaniu lub odmowie wydania certyfikatu podejmuje Prezes Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. 

2. Certyfikat wraz z załącznikiem określającym jego zakres wydawany jest na okres nie dłuższy niż 18 miesięcy, a termin ważności certyfikatu nie rozpoczyna się z datą wcześniejszą niż data wydania certyfikatu

3. Certyfikat może być wydany producentowi gdy: podjęto decyzję o spełnieniu wymogów certyfikacyjnych oraz wymogów wyrobu oraz umowa o certyfikację została zawarta/podpisana. Wymagania certyfikacyjne obejmują: terminowe wnoszenie opłat za usługę, dostępność producenta do przeprowadzenia kontroli, terminowość wnoszenia wymaganej dokumentacji, odpowiednie posługiwanie się przez certyfikowanego producenta logo i nazwą jednostki, podejmowanie przez producenta działań nie narażających dobrego imienia jednostki.

4. W przypadku podjęcia decyzji o odmowie wydania certyfikatu, Wnioskodawca otrzymuje zawiadomienie pisemne wraz z informacją o możliwości i trybie odwołania się od decyzji.

5. Wszelkie zmiany, dotyczace danych zawartych w Certyfikacie wykonywane są przez jednostkę na pisemny wniosek Producenta.

6. Wnioskodawca, po uzyskaniu Certyfikatu w zakresie przedmiotowego wniosku, ma prawo do umieszczania logo Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. na etykietach produktów oraz na materiałach reklamowych dotyczących kontrolowanego przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. obszaru. Szczegółowe zasady posługiwania się logo i nazwą Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. zostały określone w „Umowie o warunkach stosowania certyfikatu i znaku oraz nazwy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.”, która zostanie podpisana przez strony po odbyciu kontroli zgodności. „Umowa o warunkach stosowania certyfikatu i znaku oraz nazwy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.” podpisywana jest przez strony, na wniosek Wnioskodawcy, który ten znak i nazwę zamierza stosować.

NADZÓR NAD CERTYFIKATEM 

Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. nadzoruje wydane certyfikaty poprzez dokonywanie corocznej płatnej, pełnej kontroli oraz bezpłatnych kontroli doraźnych.

SANKCJE 

1. W przypadku stwierdzenia przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. braku spełnienia wymagań przez producenta jednostka stosuje wobec niego  sankcje. 

2. Sankcje stosowane są adekwatnie do zaistniałej sytuacji i dotyczą niezgodności poszczególnych punktów kontroli oraz kwestii kontraktowych pomiędzy producentem, a Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. 

3. Producentowi przysługuje prawo odwołania się od decyzji o przyznaniu sankcji do Prezesa Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o.

ZASADA POUFNOŚCI 

Centrum Jakości Sp. z o. o. zapewnia, iż wszystkie osoby biorące udział w procesie certyfikacji podpisały deklaracje o zachowaniu poufności i bezstronności w związku  z wykonywanymi czynnościami.

SPRAWY SPORNE 

1. Jeżeli podczas realizacji procesu certyfikacji miały miejsce kwestie sporne Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. gwarantuje ich rozpatrzenie i analizę zgodnie z opracowanymi i funkcjonującymi procedurami. 

2. Od decyzji podjętej przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. przysługuje odwołanie. Odwołanie, w formie pisemnej, powinno wpłynąć do siedziby jednostki w terminie 30 dni roboczych, licząc od dnia otrzymania decyzji wydanej przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. skierowanej do producenta. 

3. Podjęcie postępowania wyjaśniającego następuje niezwłocznie, nie późnej jednak niż w terminie 14 dni od daty rejestracji reklamacji lub odwołania. Termin zakończenia postępowania wynosi 30 dni, a w przypadkach szczególnie skomplikowanych dopuszcza się wydłużenie terminu postępowania do 60 dni. W przypadku przedłużenia terminu postępowania wyjaśniającego, osoba wnosząca reklamacje lub odwołanie jest o powyższym fakcie powiadamiana pisemnie. 

4. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. powiadamia  o podjętej decyzji wnoszącego odwołanie lub reklamację. 

5. W przypadku ponownego odwołania się producenta od decyzji, wnoszona jest ona w formie pisemnej i adresowana do Prezesa Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o., który przekazuje ją wraz z całą dokumentacją sprawy do rozpatrzenia przez Komitet Doraźny. 

6. Komitet Doraźny analizuje przekazaną dokumentację i przedstawia swoje stanowisko Członkowi Zarządu Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o., który podejmuje decyzję. Decyzja ta jest ostateczna. 

7. Koszty postępowania reklamacyjnego są określane na podstawie aktualnie obowiązującego cennika. Koszt postępowania reklamacyjnego/odwołania liczony jest każdorazowo i jest uzależniony od poniesionych przez Centrum Jakości AgroEko  Sp. z o. o. nakładów. 

8. W przypadku, gdy w toku postępowania wyjaśniającego, zostanie potwierdzona zasadność wniesionego odwołania, uzasadnione koszty związane z tym postępowaniem ponosi Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o.

OPŁATY 

Opłaty za dokonanie czynności wynikających z zawartych umów, są kalkulowane na podstawie obowiązującego w Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. cennika. O wysokości opłaty za dokonane czynności oraz sposobie ich naliczania Wnioskodawca jest informowany przed podpisaniem umowy. 

Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. kładzie szczególny nacisk, by ceny świadczonych usług były adekwatne do zakresu złożonego zlecenia.